Planifier une conférence est une tâche lourde de responsabilités. Le thème, la date et l’heure sont généralement définis par tous les initiateurs de l’événement, à l’occasion d’une réunion ou d’une assemblée dédiée au projet. Cependant, l’organisation ne s’arrête pas là. Commencez par chercher le conférencier, trouvez la salle et équipez-vous de nouveaux matériels de conférence !

Désigner le conférencier

Une conférence est une présentation suivie d’un débat sur un sujet précis. Le conférencier est au centre de l’événement. De ce fait, la réussite de l’événement dépend des qualités de ce dernier. Outre ses aptitudes à s’exprimer en public et à retenir l’attention de l’assistance, le conférencier doit absolument avoir des connaissances poussées sur le sujet, voire témoigner d’une expertise avérée dans le domaine, afin de pouvoir lancer et animer de véritables débats constructifs sur le thème abordé. Le choix de l’intervenant repose avant tout sur ses qualifications, ses compétences et ses attributions professionnelles. Il doit pouvoir répondre à toutes les questions posées par l’assistance tout en leur apportant de nouvelles connaissances sur un sujet précis.

Faire appel à un conférencier professionnel constitue la meilleure solution pour s’assurer de la réussite de l’événement. Toutefois, même en ayant des connaissances accrues sur le sujet ainsi que de grandes qualités d’orateur et de médiateur, le conférencier doit prévoir du temps pour préparer la teneur de sa présentation et organiser ses idées. Il est donc primordial de désigner le conférencier au plus tôt.

S’occuper de la logistique

Le choix de la salle de conférence représente la première étape quand il s’agit de s’occuper de la logistique. La sélection repose sur plusieurs critères, à savoir : le budget alloué à la location de la salle, le nombre de personnes attendues, la disponibilité en fonction de la date et des horaires prévus, la situation géographique. Une conférence doit se tenir dans un endroit facile à repérer et accessible. Par ailleurs, il est également crucial de tenir compte du cadre. L’aménagement de la salle devrait convenir au type de conférence et au public attendu.

La salle doit être fonctionnelle. Il est indispensable de l’équiper. Le choix du mobilier est notamment très important. Les meubles doivent allier commodité et confort. La réussite de la conférence dépend aussi de la qualité de la sonorisation et du matériel utilisé pour la présentation : vidéoprojecteur, ordinateur… Si vous doutez de la conformité des équipements proposés dans la salle choisie ou si vous avez sélectionné une salle sans équipements, il est absolument conseillé de vous procurer de nouveaux matériels de conférence.

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